Automatizace procesů pro firmy

V kostce Procesní automatizace přes nástroje, které už používáš: když se stane jedna věc, spustí se druhá a třetí se to dozví. Stavíme na n8n, Make nebo ve vlastním kódu podle toho, co tvůj tým po našem odchodu udrží a kolik je ochoten platit měsíčně.

Jak postupujemeNejdřív proces zmapujeme tak, jak opravdu probíhá, směrnice nám k tomu nestačí. Ušetřená hodina leží přesně v tom rozdílu. Pak ošetříme chybové stavy: co se stane při výpadku služby a jak se pozná, že něco neproběhlo. Tichá automatizace procesů je horší než ruční práce, proto předáváme s dokumentací a s přístupy na tvém účtu.

Co si odnesešBěžící automatizaci propojující nástroje, které už používáš, včetně upozornění, když krok selže. Předáváme ji s dokumentací a na tvém účtu, takže na nás nejsi vázaný.

V kostce Automatizace procesů jako schvalování, nástup nového zaměstnance, oběh dokumentů nebo předání zakázky. Dnes to drží hlavně na tom, že si někdo vzpomene. Procesní automatizace tenhle stav ukončí: úkol se pohne sám a je vidět, kde právě stojí.

Jak postupujemeZmapujeme, kdo co zadává, kde se to přepisuje a kde se čeká. Už samotná mapa bývá nejcennější, protože poprvé ukáže celý průběh na jedné stránce. Kroky pak roztřídíme podle toho, kde je potřeba lidský úsudek, a zbytek předáme systému. K termínům doplníme hlídání a zástupy, aby práce nestála na jednom člověku.

Co si odnesešMapu procesu na jedné stránce a k ní nasazené schvalování, oběh dokumentů nebo nástup zaměstnance s lhůtami, upozorněními a zástupy. K tomu přehled, kde který úkol právě stojí, takže se nemusí ptát e-mailem.

V kostce CRM, které odpovídá skutečnosti, protože se do něj nic nepřepisuje ručně. Poptávky z webu, e-mailu i telefonu padají rovnou dovnitř i s tím, odkud přišly, takže je vidět, který kanál skutečně přináší obchod. Hodí se i při výběru nového systému.

Jak postupujemeFáze obchodu nastavíme podle toho, jak prodáváš, výchozí šablonu nástroje necháme stranou. Doplníme automatické úkoly, aby ozvání se zákazníkovi nezáviselo na paměti. Propojíme kalendář, nabídky a fakturaci, takže se stejný údaj nezadává třikrát. Když systém teprve vybíráš, projdeme s tebou varianty včetně ceny za uživatele.

Co si odnesešCRM naplněné skutečnými daty, s fázemi podle tvého obchodu, automatickými úkoly a viditelným zdrojem každé poptávky. Když CRM teprve vybíráš, dostaneš srovnání variant včetně ceny za uživatele a toho, kde se to při růstu týmu prodraží.

V kostce Marketing, který běží podle plánu i v týdnu, kdy na něj nikdo nemá čas. Automatizace pokrývá kampaně, segmentaci podle chování, předávání kontaktů mezi nástroji i hlídání, aby jeden člověk nedostal tři různé zprávy v jeden den.

Jak postupujemeData mezi e-shopem, e-mailingem, reklamními účty a CRM synchronizujeme, takže se publikum nemusí ručně exportovat a nahrávat. Souhlasy a odhlášení ošetříme podle pravidel, pokuta vyjde dráž než celé nastavení. Reporty necháme sestavovat samy a poslat v domluvený čas.

Co si odnesešBěžící automatizaci marketingu se segmentací, synchronizovanými publiky a hlídáním frekvence, plus reporty, které se sestavují samy. Součástí je popis, jaká data kam tečou, což se hodí při kontrole souhlasů.

V kostce Drobnosti, které nikoho nezajímají, dokud se nesečtou: přejmenování a třídění souborů, přenos dat mezi tabulkami, generování dokumentů, hromadné připomínky. Jednotlivě to nestojí za řešení, dohromady to bere odpoledne týdně. Automatizace se u nich zaplatí nejrychleji.

Jak postupujemeNejdřív spočítáme, kolik času ti vybrané úkony reálně berou, bez toho zůstane úspora jen pocitem. Podle čísel je seřadíme a začneme těmi s nejrychlejší návratností, aby byl výsledek vidět hned. Řešení stavíme jednoduché a čitelné, takže si ho upravíš i bez nás, až se postup změní.

Co si odnesešAutomatizované drobnosti, tedy třídění a přejmenování souborů, přenos dat mezi tabulkami, generování dokumentů nebo hromadné připomínky, běžící bez zásahu. K tomu spočítaný čas před a po, takže je vidět, co to skutečně ušetřilo.

V kostce Reporty, které se sestaví samy a dorazí v pondělí ráno. Páteční odpoledne v tabulkách tím končí. Nejčastější spor nad reportem bývá o to, co se do čísla počítá, proto definice dohodneme jednou a písemně.

Jak postupujemeData stáhneme ze všech systémů a srovnáme je do stejné podoby. Nastavíme doručení: e-mailem, do sdíleného souboru nebo na obrazovku v kanceláři, v čase, který si určíš. Ošetříme výpadky zdrojů, aby report nedorazil s tichou nulou, kterou si někdo splete s propadem. Rozsah jde později změnit bez přestavby.

Co si odnesešReport, který se sestaví sám a dorazí e-mailem, do sdíleného souboru nebo na obrazovku v kanceláři, v čase, který si určíš. K tomu psanou definici každého čísla a upozornění, když některý zdroj nedodá data.